當前IT行業項目管理存在兩大風險,即“交付風險”與“財務風險”; 交付風險是由於項目執行過程中,目標與任務不明確、合同不規範等因素導致的,財務風險往往表現在項目人力、成本等方麵的浪費,失效,費用控製不合理等... 這裏我分享一下使用CloudCC從項目立項、執行到項目費控與成本歸集,以及最終形成項目損益的全流程精細化管理,幫助IT企業降低項目成本,提升經濟效益與優化管理模式。
(項目執行全過程管理架構)
第一步,簽訂內部實施合同訂單 我們使用CloudCC的內部實施合同訂單功能訂立項目執行工時及成本預算,通過營銷人員和項目團隊達成的工時及成本共識,簽訂內部訂單;加強成本意識,在預算成本和工時周期內保質保量完成項目
如圖,內部實施合同訂單詳情
可設置審批流程,保證簽訂雙發達成共識,最終提交項管部門彙總
如圖,設置審批流程
第二步,項目立項 在內部訂單簽訂後,可做項目立項,定義項目詳情,指定項目團隊,維護計劃工時及費用預算等信息。
項目信息定義後,可通過CloudCC工作流及觸發器功能設置校驗提醒,可對裏程碑逾期項目不得報工或產生費用報銷, 或對已報工工時達到計劃工時的90%時,周期性提醒,上報項目風險預判,讓項目團隊、項目負責人及相關管理者立時 了解項目風險並做調整
第三步,項目裏程碑分解 對於執行時間較長的實施及研發類項目,可在項目詳情下定義不同階段裏程碑節點及工作內容。
如圖,項目裏程碑
通過CloudCC工作流及觸發器功能設置,可定義每個裏程碑進入的前置條件,可對串行或並行的裏程碑工作內容做分項管理和控製。
第四步,項目任務下達 在項目裏程碑下可做任務下達,指定任務執行人,任務內容,工作周期及計劃工時等。
通過CloudCC工作流功能設置,可對超期或超工時的任務,定時\定期郵件或手機通知對應任務負責人及項目負責人。
第五步 工作清單(報工) 對於任務的負責人,在任務工作執行結束後,可通過工作清單進行報工。
工作清單的報工工時通過CloudCC係統自動彙總到對應任務,裏程碑,項目及項目損益;項目負責人及相關管理者可實時了解項目工時發生情況
第六步 項目費用(若產生差旅及其他費用報銷) 對於項目執行過程中產生的差旅及其他費用報銷,在項目下的費用報銷功能填報
審批通過後的費用,係統將自動歸集到對應項目及項目損益下,便於項目負責人及相關管理者實時了解項目費用發生情況, 並做適時監控或調整;
第七步 項目執行周期及資源使用情況統計看板 項目團隊人員眾多,調用周期不同,通過ClouCC可在不同項目中實時查看項目執行周期甘特圖,以及資源使用情況看板;圖形化,直觀了解項目周期及資源忙閑狀況
第八步 項目文檔歸集 項xiang目mu團tuan隊dui人ren員yuan可ke在zai項xiang目mu執zhi行xing過guo程cheng中zhong,上shang載zai各ge類lei項xiang目mu執zhi行xing文wen檔dang,通tong過guo係xi統tong歸gui集ji,可ke在zai項xiang目mu結jie項xiang後hou做zuo項xiang目mu複fu盤pan或huo形xing成cheng知zhi識shi庫ku,便bian於yu其qi他ta項xiang目mu執zhi行xing過guo程cheng中zhong提ti取qu參can考kao
第九步 項目合同收款情況 項目管理者可通過CloudCC係統合同模塊實時了解項目收款情況
通過係統內項目執行過程及合同收款情況,管理者能實時了解項目收益及支出兩大維度情況,同時,通過CloudCC工作流及觸發器功能設置 各種規則提醒,便於項目風險預判及盈虧核
第十步 項目損益 CloudCC係統根據項目執行過程產生的工時成本(根據人員定級,費率,工時進行核算),費用以及項目合同收款情況,自動歸集並核算項目損益, 項目損益按概算,預算,決算三個核心維度,讓項目負責人及企業管理者全盤,實時了解整個項目的盈虧情況;
通過上述項目執行管理流程及係統功能支撐,避免人為幹預,提高管理時效;為營銷團隊,項目執行團隊的定期reviwe及項目複盤提供真實有效的數據依據, gongsinengqingsongdejiangxiangmuzhixingguochenghenhaodeguanliqilai,youxiaobimianxiangmuzhixingtuotajishoukuanyanqifengxian,tongguoshujujilei,weihouxuxiangmuzhixingyouhualiuchengtigongyiju。